Marisol Monroy / Consultora de negocios experta en el desarrollo y transformación de Mipymes en colaboración para Great Place to Work® México
Comunicar de manera clara y efectiva no tiene nada que ver con el tamaño de la organización, sino más bien con la capacidad para trasmitir de manera clara, transparente y práctica aquello que se requiere.
Cuando esto no ocurre se genera retrabajo, malentendidos, afectaciones con el cliente, errores, retrasos y más, en momentos de reto como el que en la actualidad atraviesan todas las organizaciones.
Informar es un acto de transmitir, valga la redundancia, información llana y varia; comunicar es un acto de dar mensajes para usar la información. Comunicar es un acto de sensibilización que se realiza mediante gestos, miradas, palabras o textos con objetivos claros
Lo primero que una mipyme o emprendedor deben analizar son los principios básicos: ¿qué se quiere comunicar? ¿A quién(es)? ¿Para qué? ¿Por qué medios? Y ¿cada cuándo? Parecen aspectos básicos, pero muchas veces se olvidan y son el punto de partida de toda estrategia de comunicación.
Una vez definido esto, sigue estos consejos:
- Analiza la efectividad de tu comunicación. Esto tiene que ver con cuestionar cuánto las herramientas funcionan para la organización, y si no se encuentra utilidad se deben explorar otras más. Al analizar cuestiónate el propósito de cada herramienta o acción de comunicación. Por ejemplo, los mensajes instantáneos no son para toda ocasión, a veces es mejor una llamada o correo. Algunos colaboradores pueden necesitar un canal para expresar sus quejas o sugerencias. La retroalimentación frecuente puede ser una vía que fortalece la confianza. La manera de comunicar a los clientes también debe ser efectiva.
- Transparencia y simplicidad. Hoy vivimos en un mundo donde la información abunda. Aunque ahora estamos más conectados también estamos más abrumados por la cantidad de información e incluso, con más posibilidades de dispersión. Busca que tu comunicación sea simple. Recuerda que algunas veces menos, es más. Asimismo, sé transparente con el equipo ya que esto ayuda a generar relaciones de confianza que ayudan mucho a que la comunicación fluya.
- Apóyate de la tecnología. Existen diversas herramientas para gestionar mejor la comunicación al interior: Slack, Monday o Trello. Google, por ejemplo, tiene en la actualidad opciones para pymes que no sólo se enfocan a mejorar la gestión interna, sino también la comunicación con clientes a través de Google para pymes. Sin embargo, no olvides que la tecnología es solo una herramienta. Es fundamental que generes relaciones de confianza y cercanía con tus colaboradores o clientes porque esto, como en toda relación humana, ayudará a una mayor claridad y transparencia.
- Prepara a tus líderes. En gran medida, que las cosas salgan bien y se llegue a los resultados depende de las personas, otra parte de la tecnología y quizá hasta de la suerte. Lo importante es preparar a esas personas clave para que cuenten con los conocimientos y habilidades necesarios para hacer que la comunicación tenga éxito. Por ejemplo, en Great Place to Work® se ofrecen servicios de capacitación para líderes. Les instruyen en línea para que construyan confianza en las personas a partir de la comunicación, incluso para que logren tener conversaciones cruciales que les permitan afrontar esos momentos difíciles frente a los demás.
